应海南省社会组织主管部门要求，为进一步规范医学学术活动（含线上学术活动）的组织和管理，做到合规、合法、合理的举办学术活动，海南博鳌医学创新研究院（以下简称“研究院”）结合实际工作情况，特制定本规定。
一、项目主题要求
1.研究院主办的各种项目应从列入年度工作计划的项目主题中选择，围绕选定主题邀请专家进行专题报告、开展学术研讨，不得开展与项目主题无关的活动。特殊情况下确需临时增加的学术会议活动，可采用一会一报的方式，原则上每年度临时增加的学术会议活动不得超过当年度举办学术会议活动计划数的10%。
2.项目及活动名称不得随意冠以“中国”“中华”“全国”“国际”“世界”“峰会”“高端”“高峰”“巅峰”等字样。如一定需要冠上述字样，须提前向主管部门报备审批通过后才可使用，且使用中国或国际字样的项目时，必须邀请国家级或国际级的领导和专家参与（国家级专家：如中国科学院院士、中国工程院院士，全国名老中医，带有国字号或国家卫健委发证认定的专家），并且会议应以一个国家级领导或专家作为代表向全国的国家级专家发起。
3.不得随意举办竞赛、比赛、评比类的项目。有国家或地区授权方可举办此类项目，并且项目内容局限于授权方的区域权限及涉及的专业权限。
4.创建项目审批提交时务必正确选择“关联研究院提报项目”中的项目主题，详细填写项目基本信息，并按选择的项目提报名称准备项目正式文件。
二、会议举办要求
研究院以“主办单位”“承办单位”“协办单位”“支持单位”“指导单位”等方式与其他单位合作举办学术会议活动的，须邀请研究院领导出席（是否要明确研究院领导的范畴，例如研究院院长、理事长及理事、执行秘书长/副秘书长），不得只挂名而不参与管理或规避责任，不得与非法主体合作开展活动。
会议中如需邀请国外嘉宾应提前告知研究院并报主管部门同意后方可进行邀请。
专题会议不得委托医药生产经营企业承办，不得直接或间接以医药生产经营企业或其产品名称为专题会议冠名，不得安排推广特定医药生产经营企业产品的内容，专题会议的经费应当由学术会议举办方统一管理。
如会议有行业企业赞助，在会议活动开展前，应与赞助单位签订权责明晰、规范的合作协议。
不得将学术会议活动作为产品展示会、推介会。不得在会议期间安排会议人员为企业进行站台、推销、广告宣传等活动。要加强对学术会议附设展览展示的管理，展区应安排在相对独立的空间，不得在非会议活动区域进行展示活动。
会议举办方要避免召开内容空泛、议题重复的学术会议。严禁邀请与会议主题无关的专家参会，须对学术会议活动拟邀请报告人的有关情况、报告内容进行了解，发现报告人有政治思想倾向问题、报告内容有错误思想观点或有其他不适合作报告等情况，应当及时更换。严禁发表任何违反党的政治纪律和政治规矩的不当言论。会议过程中发现报告人发表不当言论、传播错误思想观点，必须当场予以制止，阻断错误言论传播。
对学术会议活动中的现场情况进行拍照留存，照片必须清晰显示“海南博鳌创新研究院”以及项目提报名称或LOGO，照片不少于三张且不重复。
三、用印申请要求
除会议活动的合同及协议外的文件盖章审批均需走“用印申请”流程，包括但不限于邀请函、商务合作函、会议通知、资质证书盖章等。
四、合同订立流程要求
合同及协议盖章必须走“合同订立”申请，以确保记录每个会议合同从活动细节、合同文本确认、审批用印、文本回收的工作流程闭环。
合同订立申请：
正确填写该合同的会议信息，如项目编号、时间、金额、客户信息、合同归属人、合同文本等。
合同中须体现该会议涉及的研究院项目名称，若客户原因不能在合同中体现名称，可在合同附件中写明项目名称及活动信息。如以上情况都不能满足，必须提供附有双章的项目说明（说明项目活动信息，结尾有双方落款并盖章）。
合同及协议中关于研究院基本信息的要求：
注册地址/联系地址：海南省琼海市博鳌乐城国际医疗旅游先行区康祥路32号 。
邮箱：generaloffice@hnbamia.cn。
周妙杏，电话：15298948890。
客户选择用电子章盖章时，须提供电子章验证结果截图并上传至该合同订立审批流程中的评论区。
在回收合同文本时，须确保合同上加盖有双方清晰且无瑕疵的公章以及骑缝章，其中骑缝章须完整地加盖于合同的每一页上。满足上述条件的合同文本方被视为符合规定并予以回收。
五、经费支出要求
严格遵守中央八项规定精神，厉行节俭、勤俭办会。会场布置、茶歇安排应杜绝铺张浪费。严禁借学术活动名义组织旅游、会餐宴请或其他高消费活动。
任何违反中央八项规定精神及交通、住宿、用餐等接待有关规定的，一律不予报销。
按照《海南博鳌医学创新研究院劳务费管理办法》合理合规向专家直接发放劳务费，并依法办理纳税申报。且需于项目交付执行结束后30个自然日内完成劳务费信息收集和劳务费发放。未经预算审批的劳务费，一律不予发放。
六、项目结项要求
1.为保障研究院权益，营销人员应在合同中或配套函件中明确项目各阶段对应的价格，避免项目执行过程中客户取消全部或部分服务而造成研究院前期投入无法回收。营销人员应及时回收客户盖章的合同文本。
2.当项目执行完毕，交付团队应及时办理结项。执行完毕的标准为完成“合同约定全部事项和研究院对结项的基本要求”。其中研究院结项基本要求包括归集专家信息至专家库，归集会议项目书（通知）、会议议程、会议签到表、会议PPT资料、视频照片资料等至资料库，项目支出核算材料等（结项时暂不考虑项目人力成本）。
注：会议现场照片至少3张（请选择背景上有“海南博鳌医学创新研究院”名称及研究院项目提报名称、会议场景等有代表性的照片，如合影、全景照片等）。
3.结项工作由项目经理负责，由所属部门负责人、分管领导、财资管理部等审核确认。项目经理需组织本项目相关人员在项目完成7个工作日内登录氚云系统提交本项目所有采购支出及费用报销审批。项目经理应在项目完成10个工作日内完成结项资料梳理存档。
4.客户到款且结算审核通过后20个工作日内完成财务结算，财务结算资料包含费用结算单及证明资料。证明资料包含专家劳务费支付清单及银行回单，代订机票需提供详细名单、行程及机票复印件，代订酒店和餐饮需要提供酒店水单，搭建供应商及其他服务供应商开具的增值税发票、费用清单等。
七、其他
本办法自发布之日起施行。
海南博鳌医学创新研究院
二〇二四年九月四日